Kommunikationsoverblik

UGENTLIG INTERN OPFØLGNING

Formål
At sikre fremdrift, fælles retning og tidlig håndtering af udfordringer på tværs af POM og TA.

Format

Deltagere
POM, TA og evt. relevante nøglepersoner

Frekvens

• Ugentligt (fast tidspunkt)

MÅNEDSMØDE STATUS

Deltagere
PenSam, POM, TA, Administration

Agenda

Status nu og her (POM, TA, ADMIN)
Kort overblik over drift, væsentlige hændelser og fokusområder

Handlingsplan (POM/TA)
Fremdrift (grøn/gul/rød) og prioritering af næste indsatser

Budget (POM)
Status, afvigelser og evt. tiltag

Opfølgning

• Referat inden 5 hverdage
• Beslutninger og actions (ansvar + deadline)

KVARTALSMØDE

Deltagere
PenSam, POM, TA, Administration

Agenda

Status på strukturelle initiativer (POM/TA)
Samlet fremdrift, status (grøn/gul/rød) og effekt

Kvartalsmateriale (POM/ADMIN)
Fremlæggelse iht. aftalt deadline

Handlingsplan (POM/TA)
Evt. justering og prioritering af næste indsatser

Historisk overblik (ADMIN)
Udvikling over tid (drift, økonomi, initiativer)

Opfølgning

Referat iht. aftalt deadline
Beslutninger og actions (ansvar + deadline)

UGENTLIG STATUSMAIL

Afsender
POM

Formål
At give et kort, præcist og transparent overblik over:

• Fremdrift i driften
• Væsentlige ændringer
• Aktuelle risici og håndtering

TA MØDE

Deltagere
TA, TA Director

Agenda

Ejendomsstatus (TA)
Status på drift, væsentlige sager og afvigelser

Budget (TA)
Status, afvigelser og evt. tiltag

Opfølgning

Actions og beslutninger (ansvar + deadline)

FYSISK GENNEMGANG PÅ EJENDOM

Deltagere
Vicevært, TA

Agenda

Gennemgang af ejendomme (TA/Vicevært)
Status på drift, vedligehold og synlige forhold

Budgetoverholdelse (TA)
Vurdering af igangværende og kommende opgaver ift. budget
Prioritering af indsatser inden for rammerne

Opmærksomhedspunkter
Fejl, mangler og nødvendige tiltag

Opfølgning

Actions og opgaver (ansvar + deadline)

Princip

Driftsnært, prioriteret og med klart fokus på budgetdisciplin

TEAMMØDE MED VICEVÆRTER

Deltagere
TA, viceværter

Agenda

Ejendomsstatus (TA/viceværter)
Gennemgang af ejendomme, tingenes tilstand og væsentlige forhold

Drift og opgaver (viceværter)
Status på igangværende opgaver og prioriteringer

Budget (Viceværter)
Status, forbrug og afvigelser
Prioritering af indsatser inden for budgetrammen

Opfølgning

Actions og opgaver (ansvar + deadline)

Årligt møde – drift & vedligehold (DV)

Deltagere
TA, POM, PenSam

Agenda

Drift & vedligehold (TA)
Gennemgang af ejendommenes tilstand og planlagte DV-indsatser

Budget (TA/POM)
Gennemgang af budget med udgangspunkt i den 10-årige drift- og vedligeholdelsesplan
Fastlæggelse af hensættelser til kommende vedligehold

Opfølgning

Beslutninger og prioriterede indsatser (ansvar + deadline)